Digitale Akten beim Jobcenter Weiden-Neustadt

Digitale Akten beim Jobcenter Weiden-Neustadt

Weiden. Die elektronische Akte hat seit Montag, den 3. Juli, im Jobcenter Weiden-Neustadt die klassische Aktenhaltung abgelöst. Schritt für Schritt werden die Papierdokumente durch die digitalen Akten ersetzt.

Eingehende Kundenpost wird gescannt und computerlesbar gespeichert. Diese Dokumente werden dann automatisch zugeordnet, so dass die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem elektronischen Postkorb die Schreiben aufrufen und bearbeiten können. Höchste Priorität wird dabei dem Thema Datenschutz eingeräumt. Einblick in die Akten haben immer nur die Beschäftigten des Jobcenters, die für die Bearbeitung zuständig sind. Ein großer Vorteil der elektronischen Akte ist, dass Auskünfte schneller erteilt werden können, da die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist. Das Jobcenter verspricht sich kürzere Bearbeitungszeiten, weil es weniger Lauf- Such- und Transportwege gibt.

Wichtig für alle, die Post an das Jobcenter senden, ist: Alle eingereichten Unterlagen müssen vollständig ausgefüllt und jede Frage muss beantwortet sein. Es werden nur noch Kopien angenommen. Die Unterlagen werden nach der Digitalisierung rund acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet – außer, der Kunde teilt mit, dass eine Rücksendung der Unterlagen gewünscht wird. Sollten Originale benötigt werden, so fordert diese das Jobcenter explizit an.